Kako automatizovati unos porudžbina iz imejla, WhatsAppa i glasovnih poruka
Distributer retko bira u kom formatu će mu porudžbina stići. Automatizacija unosa znači tretirati imejl, WhatsApp, PDF i glasovnu poruku kao podjednako validne unose, a ne graditi za jedan format i nadati se da će ostali nestati.
Pitajte distributera u kom formatu mu stižu porudžbine i iskren odgovor je obično "u većini njih". Menadžer restorana pošalje fotografiju rukom pisanog spiska. Prodavac na malo pošalje tabelu imejlom. Vlasnik kioska pošalje glasovnu poruku između kupaca. Ako automatizujete samo jedan kanal a ostale ostavite ručnim, problem prekucavanja se samo premešta, ne rešava.
Šta mora da se desi sa svakim formatom
| Format | Šta mu je prvo potrebno | Zatim |
|---|---|---|
| Imejl, slobodan tekst | Rasčlanjivanje na stavke | Poklapanje sa katalogom, zatim validacija |
| PDF prilog | Izvlačenje teksta | Poklapanje sa katalogom, zatim validacija |
| Tabela (spreadsheet) | Mapiranje kolona na vaše šifre artikala | Validacija |
| Fotografija rukom pisanog spiska | Čitanje, uz označavanje nesigurnih stavki | Poklapanje, zatim validacija |
| Glasovna poruka | Transkripcija | Poklapanje sa katalogom, zatim validacija |
Formati na ulazu izgledaju različito, ali se svode na ista tri koraka: pretvoriti u tekst ako to već nije, poklopiti taj tekst sa kupcem i katalogom, zatim validirati u odnosu na cenu, zalihe i podobnost pre slanja. Automatizacija prijema porudžbina je naziv za ceo taj proces, bez obzira koji format ga je pokrenuo.
Gde čovek i dalje mora da odluči
- Stavka koja se ne može pouzdano poklopiti ide čoveku, a ne nagađanju.
- Količina koja liči na grešku u kucanju (10x veća od uobičajene porudžbine) se označava pre slanja, a ne tiho ispravlja.
- Novi kupac ili neuobičajena adresa dostave se prvi put usmerava na ručnu proveru.
Poenta automatizacije unosa nije da se ukloni prosuđivanje iz procesa. Poenta je da se ukloni prekucavanje, tako da prosuđivanje ostane jedino što čovek treba da radi.
Zašto su kanal i automatizacija odvojene odluke
Vredi razdvojiti dva pitanja: na kom kanalu kupcu treba dozvoliti da poručuje, i šta se dešava sa tom porudžbinom kada stigne. WhatsApp poručivanje je odluka o kanalu. Automatizacija prijema porudžbina je ono što se dešava posle, na bilo kom kanalu. AI agent za poručivanje poput NORA je bliži strani kanala, proaktivno kontaktira kupca na WhatsAppu ili drugom kanalu sa unapred popunjenim predlogom; automatizacija prijema porudžbina obrađuje sve što stigne kao odgovor, ili što stigne bez podsticaja imejlom ili PDF-om.
Česta pitanja
Stavka se označava da je čovek potvrdi pre slanja porudžbine, umesto da se nagađa. Pragovi pouzdanosti za to kada se to dešava podešavaju se prilikom postavljanja.
Jedno podešavanje pokriva sve gorenavedene formate; kanal i korak rasčlanjivanja obrađuje isti osnovni proces.
Da, automatizacija prijema porudžbina obrađuje sve što stigne bez obzira na kanal, tako da postojeći tok preko WhatsAppa ulazi u isti proces kao i porudžbine putem imejla ili PDF-a.
Vidite kako radi sa vašim stvarnim formatima porudžbina
Donesite pravi imejl, PDF ili glasovnu poruku i pogledajte šta proces radi sa njim.