Problem od 44%: zašto su vaši najbolji prodajni predstavnici zaglavljeni kao daktilografi

Zamislite svog najboljeg prodajnog predstavnika. Onog koji svakog kupca zna po imenu, koji uvek ima pravu reč, koji nikada nije izgubio klijenta od konkurenta bez borbe. A sada se zapitajte: koliko sati svog dana on zaista radi taj posao?

Kada ovu vežbu radimo sa menadžerima prodaje u distribuciji, odgovor je gotovo uvek negde između tri i pet od osam sati. Ostatak je unos podataka, praćenje statusa i izveštavanje - zadaci koji zahtevaju tastaturu, a ne prodajni instinkt.

Raščlanjivanje dana tipičnog terenskog predstavnika

Brojke variraju od kompanije do kompanije i od grane do grane, ali obrazac je dosledan. Aktivnosti na vrhu tog grafikona - unos porudžbina, statusni pozivi, ručno izveštavanje - nisu prodajne aktivnosti. To je operativno opterećenje koje je završilo u krilu predstavnika jer nije bilo sistema da ga umesto njega obavi.

Zašto je unos porudžbina najveći kradljivac

U većini distributivnih preduzeća dominantan kanal poručivanja i dalje je telefon. Kupac zove. Predstavnik se javi, zapiše porudžbinu, a zatim je prepiše u ERP - ponekad odmah, ponekad na kraju dana. Kako god, proces uključuje čoveka koji deluje kao relej između jednog sistema (izgovorene reči kupca) i drugog (softvera za upravljanje porudžbinama).

Nema tu nikakvog rasuđivanja. Nikakav odnos se ne gradi. Samo prepisivanje. I to prosečno traje 45 minuta do 2 sata po predstavniku dnevno.

"Pogledali smo šest meseci evidencije poziva za distributera sa timom od 18 predstavnika. Više od polovine svih zabeleženih 'prodajnih interakcija' bile su potvrde porudžbina ili statusna ažuriranja. Nijedna od njih nije zahtevala prodavca."

Problem se nagomilava jer se to opterećenje ne skalira linearno. Kako teritorija raste, s njom raste i broj porudžbina - što znači više prepisivanja, više statusnih poziva, više vremena potrošenog na stvari koje nisu prodaja. Predstavnik koji upravlja sa 80 klijenata ne propušta da poraste na 120. On radi na maksimalnom kapacitetu iz pogrešnih razloga.

Statusni pozivi: nevidljivi porez

"Gde mi je porudžbina?" jeste ubedljivo najčešći dolazni poziv u svakom distributivnom preduzeću. Za odgovor nije potrebna nikakva stručnost. Ne stvara nikakav prihod. Traje u proseku 4-8 minuta po pozivu - a predstavnik koji pokriva teritoriju od 80 klijenata mogao bi da primi 6-12 njih tokom prometnog dana.

Razlog zašto se to stalno dešava je jednostavan: kupci nemaju uvid u sopstveni status isporuke, pa zovu jednu osobu za koju znaju da može da sazna. Predstavnik zatim zove dispečera, dobija ažuriranje i zove kupca nazad. Dva poziva, nula stvorene vrednosti.

Izveštavanje koje se dešava posle radnog vremena

Pitajte terenskog predstavnika kada piše svoje izveštaje o posetama. Iskren odgovor je obično "u kolima" ili "u nedelju uveče". Jer da to uradi kako treba tokom radnog vremena, značilo bi vreme odsutnosti od klijenata - a vremena ionako nema dovoljno.

Rezultat su izveštaji napisani po sećanju, kojima nedostaju detalji i koji se često dovršavaju u serijama na kraju nedelje. Podaci su zastareli pre nego što budu predati. Menadžer koji ih pregleda ne može da postupi po njima dovoljno brzo da bi to imalo značaj.

Šta zapravo znače 3,5 dodatna sata dnevno

Kada uklonite administrativni teret, ne štedite samo vreme. Menjate ono što postaje moguće.

• Više proaktivnog obraćanja: predstavnik sa 3 dodatna sata može da ostvari 6-8 dodatnih smislenih kontakata dnevno - ne reaktivne pozive, već obraćanje vođeno teritorijom i podacima o tome kome je potrebna pažnja
• Više klijenata po teritoriji: isti predstavnik može realno da pokrije 40-60% više klijenata bez žrtvovanja kvaliteta odnosa, jer je svaka interakcija sa klijentom kraća (administracija je već obavljena) i bolje pripremljena (sistem je izneo kontekst)
• Ranije otkrivanje odliva: predstavnici koji nisu zatrpani unosom porudžbina imaju vremena da primete tihe signale - klijent koji je ranije zvao svake nedelje a nije se javio dve nedelje, korpa koja se smanjila bez objašnjenja
• Viša prosečna vrednost porudžbine: kada predstavnici ne jure sa poziva da prepišu porudžbinu u ERP, imaju vremena za razgovor koji vodi do dodatne prodaje

Računica na nivou tima od 20 predstavnika je značajna: 60 oslobođenih sati dnevno preusmerenih u potpunosti u komercijalnu aktivnost. To je ekvivalent dodavanju 7-8 prodavaca sa punim radnim vremenom - bez troška regrutacije, vremena za uvođenje ili 12-mesečnog razrađivanja do produktivnosti.

Nije stvar u tome da se radi napornije

Menadžer prodaje koji ovo čita mogao bi da bude u iskušenju da pomisli: ako predstavnici provode 44% svog vremena prodajući, odgovor je da ih se gura da budu efikasniji. Da ustaju ranije. Da idu brže. Da skrate poziv.

To je pogrešan okvir. Vaši predstavnici ne rade slabo. Oni rade tačno ono što sistem od njih traži - a sistem od njih traži da budu službenici za unos podataka 4 sata svakog dana.

Pitanje nije kako izvući više iz istih 8 sati. Pitanje je kako tih 8 sati vratiti aktivnosti za koju su zaposleni.