Wie man die Auftragserfassung aus E-Mail, WhatsApp und Sprachnachrichten automatisiert
Ein Distributor kann selten wählen, in welchem Format eine Bestellung ankommt. Automatisierung der Erfassung bedeutet, E-Mail, WhatsApp, ein PDF und eine Sprachnachricht als gleichwertige Eingaben zu behandeln, statt für eine zu bauen und zu hoffen, dass die anderen verschwinden.
Fragen Sie einen Distributor, in welchem Format seine Bestellungen ankommen, und die ehrliche Antwort lautet meist "in den meisten davon". Ein Restaurantmanager schickt ein Foto einer handgeschriebenen Liste. Ein Einzelhändler sendet eine Tabelle per E-Mail. Ein Kioskbesitzer schickt zwischen Kunden eine Sprachnachricht. Wenn Sie nur einen Kanal automatisieren und den Rest manuell lassen, verschieben Sie das Problem des erneuten Abtippens nur, statt es zu lösen.
Was mit jedem Format passieren muss
| Format | Was zuerst nötig ist | Danach |
|---|---|---|
| E-Mail, Freitext | Zerlegung in Positionen | Abgleich mit dem Katalog, dann Validierung |
| PDF-Anhang | Textextraktion | Abgleich mit dem Katalog, dann Validierung |
| Tabelle | Spaltenzuordnung zu Ihren Artikelnummern | Validierung |
| Foto einer handgeschriebenen Liste | Auslesen, mit Kennzeichnung unsicherer Positionen | Abgleich, dann Validierung |
| Sprachnachricht | Transkription | Abgleich mit dem Katalog, dann Validierung |
Die Formate sehen beim Eingang unterschiedlich aus, laufen aber auf dieselben drei Schritte hinaus: in Text umwandeln, falls es das nicht schon ist, diesen Text mit einem Kunden und einem Katalog abgleichen, dann gegen Preis, Bestand und Berechtigung validieren, bevor es übermittelt wird. Automatisierung der Auftragsannahme ist der Name für diese gesamte Pipeline, unabhängig davon, welches Format sie ausgelöst hat.
Wo weiterhin ein Mensch entscheiden muss
- Eine Position, die nicht mit Sicherheit zugeordnet werden kann, geht an eine Person, nicht an eine Vermutung.
- Eine Menge, die wie ein Tippfehler aussieht (10x die übliche Bestellmenge), wird vor der Übermittlung markiert, nicht stillschweigend korrigiert.
- Ein neuer Kunde oder eine ungewöhnliche Lieferadresse wird beim ersten Mal zur manuellen Prüfung weitergeleitet.
Der Sinn der Automatisierung der Erfassung ist nicht, das Urteilsvermögen aus dem Prozess zu entfernen. Es geht darum, das erneute Abtippen zu entfernen, sodass die Entscheidungsfälle das Einzige sind, was einer Person noch bleibt.
Warum Kanal und Automatisierung getrennte Entscheidungen sind
Es lohnt sich, zwei Fragen auseinanderzuhalten: über welchen Kanal ein Kunde bestellen darf, und was mit dieser Bestellung geschieht, sobald sie ankommt. WhatsApp-Bestellungen sind eine Entscheidung über den Kanal. Automatisierung der Auftragsannahme ist das, was danach geschieht, auf jedem Kanal. Ein KI-Bestellagent wie NORA steht näher an der Kanalseite und kontaktiert einen Kunden proaktiv auf WhatsApp oder einem anderen Kanal mit einem vorausgefüllten Vorschlag; Automatisierung der Auftragsannahme verarbeitet, was zurückkommt, oder was unaufgefordert per E-Mail oder PDF eingeht.
Häufig gestellte Fragen
Die Position wird zur Bestätigung durch eine Person markiert, bevor die Bestellung übermittelt wird, statt geraten zu werden. Die Konfidenzschwellen dafür, wann das geschieht, werden bei der Einrichtung festgelegt.
Eine Einrichtung deckt alle oben genannten Formate ab; Kanal und Zerlegungsschritt werden von derselben zugrunde liegenden Pipeline verarbeitet.
Ja, Automatisierung der Auftragsannahme verarbeitet, was ankommt, unabhängig vom Kanal, sodass ein bestehender WhatsApp-Ablauf in dieselbe Pipeline einfließt wie Bestellungen per E-Mail oder PDF.
Sehen Sie es mit Ihren tatsächlichen Bestellformaten in Aktion
Bringen Sie eine echte E-Mail, ein PDF oder eine Sprachnachricht mit und sehen Sie, was die Pipeline damit macht.