Problem od 44%: zašto su vaši najbolji prodajni predstavnici zaglavljeni kao daktilografi

Zamislite svog najboljeg prodajnog predstavnika. Onog koji svakog kupca zna po imenu, koji uvijek ima pravu riječ, koji nikada nije izgubio klijenta od konkurenta bez borbe. A sada se zapitajte: koliko sati svog dana on zaista radi taj posao?

Kada ovu vježbu radimo s menadžerima prodaje u distribuciji, odgovor je gotovo uvijek negdje između tri i pet od osam sati. Ostatak je unos podataka, praćenje statusa i izvještavanje - zadaci koji zahtijevaju tipkovnicu, a ne prodajni instinkt.

Raščlamba dana tipičnog terenskog predstavnika

Brojke variraju od tvrtke do tvrtke i od grane do grane, ali obrazac je dosljedan. Aktivnosti na vrhu tog grafikona - unos narudžbi, statusni pozivi, ručno izvještavanje - nisu prodajne aktivnosti. To je operativno opterećenje koje je završilo u krilu predstavnika jer nije bilo sustava da ga umjesto njega obavi.

Zašto je unos narudžbi najveći kradljivac

U većini distribucijskih poduzeća dominantan kanal naručivanja i dalje je telefon. Kupac zove. Predstavnik se javi, zapiše narudžbu, a zatim je prepiše u ERP - ponekad odmah, ponekad na kraju dana. Kako god, proces uključuje čovjeka koji djeluje kao relej između jednog sustava (izgovorene riječi kupca) i drugog (softvera za upravljanje narudžbama).

Nema tu nikakvog rasuđivanja. Nikakav se odnos ne gradi. Samo prepisivanje. I to u prosjeku traje 45 minuta do 2 sata po predstavniku dnevno.

"Pogledali smo šest mjeseci evidencije poziva za distributera s timom od 18 predstavnika. Više od polovine svih zabilježenih 'prodajnih interakcija' bile su potvrde narudžbi ili statusna ažuriranja. Nijedna od njih nije zahtijevala prodavača."

Problem se nagomilava jer se to opterećenje ne skalira linearno. Kako teritorij raste, s njim raste i broj narudžbi - što znači više prepisivanja, više statusnih poziva, više vremena potrošenog na stvari koje nisu prodaja. Predstavnik koji upravlja s 80 klijenata ne propušta narasti na 120. On radi na maksimalnom kapacitetu iz pogrešnih razloga.

Statusni pozivi: nevidljivi porez

"Gdje mi je narudžba?" jest uvjerljivo najčešći dolazni poziv u svakom distribucijskom poduzeću. Za odgovor nije potrebna nikakva stručnost. Ne stvara nikakav prihod. Traje u prosjeku 4-8 minuta po pozivu - a predstavnik koji pokriva teritorij od 80 klijenata mogao bi primiti 6-12 njih tijekom prometnog dana.

Razlog zašto se to stalno događa jednostavan je: kupci nemaju uvid u vlastiti status isporuke, pa zovu jednu osobu za koju znaju da može saznati. Predstavnik zatim zove dispečera, dobiva ažuriranje i zove kupca natrag. Dva poziva, nula stvorene vrijednosti.

Izvještavanje koje se događa nakon radnog vremena

Pitajte terenskog predstavnika kada piše svoja izvješća o posjetima. Iskren odgovor je obično "u autu" ili "u nedjelju navečer". Jer da to napravi kako treba tijekom radnog vremena, značilo bi vrijeme odsutnosti od klijenata - a vremena ionako nema dovoljno.

Rezultat su izvješća napisana po sjećanju, kojima nedostaju detalji i koja se često dovršavaju u serijama na kraju tjedna. Podaci su zastarjeli prije nego što budu predani. Menadžer koji ih pregledava ne može postupiti po njima dovoljno brzo da bi to imalo značaj.

Što zapravo znače 3,5 dodatna sata dnevno

Kada uklonite administrativni teret, ne štedite samo vrijeme. Mijenjate ono što postaje moguće.

• Više proaktivnog obraćanja: predstavnik s 3 dodatna sata može ostvariti 6-8 dodatnih smislenih kontakata dnevno - ne reaktivne pozive, već obraćanje vođeno teritorijem i podacima o tome kome je potrebna pažnja
• Više klijenata po teritoriju: isti predstavnik može realno pokriti 40-60% više klijenata bez žrtvovanja kvalitete odnosa, jer je svaka interakcija s klijentom kraća (administracija je već obavljena) i bolje pripremljena (sustav je iznio kontekst)
• Ranije otkrivanje odljeva: predstavnici koji nisu zatrpani unosom narudžbi imaju vremena primijetiti tihe signale - klijent koji je ranije zvao svaki tjedan a nije se javio dva tjedna, košarica koja se smanjila bez objašnjenja
• Viša prosječna vrijednost narudžbe: kada predstavnici ne jure s poziva prepisati narudžbu u ERP, imaju vremena za razgovor koji vodi do dodatne prodaje

Računica na razini tima od 20 predstavnika je značajna: 60 oslobođenih sati dnevno preusmjerenih u potpunosti u komercijalnu aktivnost. To je ekvivalent dodavanju 7-8 prodavača s punim radnim vremenom - bez troška regrutacije, vremena za uvođenje ili 12-mjesečnog razrađivanja do produktivnosti.

Nije stvar u tome da se radi napornije

Menadžer prodaje koji ovo čita mogao bi doći u iskušenje pomisliti: ako predstavnici provode 44% svog vremena prodajući, odgovor je gurati ih da budu učinkovitiji. Da ustaju ranije. Da idu brže. Da skrate poziv.

To je pogrešan okvir. Vaši predstavnici ne rade slabo. Oni rade točno ono što sustav od njih traži - a sustav od njih traži da budu službenici za unos podataka 4 sata svakog dana.

Pitanje nije kako izvući više iz istih 8 sati. Pitanje je kako tih 8 sati vratiti aktivnosti za koju su zaposleni.