Problem 44 %: zakaj vaši najboljši prodajni zastopniki obtičijo kot tipkarji

Predstavljajte si svojega najboljšega prodajnega zastopnika. Tistega, ki vsakega kupca pozna po imenu, ki vedno ve, kaj reči, ki še nikoli ni izgubil stranke proti konkurentu brez boja. Zdaj se vprašajte: koliko ur svojega dneva dejansko opravlja to delo?

Ko to vajo izvajamo z vodji prodaje v distribuciji, je odgovor skoraj vedno nekje med tremi in petimi urami od osmih. Preostanek je vnos podatkov, sledenje statusu in poročanje - naloge, ki zahtevajo tipkovnico, ne prodajnega nagona.

Razčlenitev dneva tipičnega terenskega zastopnika

Številke se razlikujejo glede na podjetje in panogo, a vzorec je dosleden. Dejavnosti na vrhu tega grafikona - vnos naročil, statusni klici, ročno poročanje - niso prodajne dejavnosti. To je operativno breme, ki je pristalo v naročju zastopnika, ker ni bilo sistema, ki bi ga namesto njega opravil.

Zakaj je vnos naročil največji tat

V večini distribucijskih podjetij je prevladujoč kanal naročanja še vedno telefon. Kupec pokliče. Zastopnik se oglasi, zapiše naročilo, nato pa ga prepiše v ERP - včasih takoj, včasih na koncu dneva. Tako ali tako proces vključuje človeka, ki deluje kot rele med enim sistemom (izgovorjeno besedo kupca) in drugim (programsko opremo za upravljanje naročil).

Nobene presoje ni vpletene vanj. Noben odnos se ne gradi. Zgolj prepisovanje. In povprečno traja od 45 minut do 2 uri na zastopnika na dan.

"Pregledali smo šest mesecev dnevnikov klicev za distributerja z ekipo 18 zastopnikov. Več kot polovica vseh zabeleženih 'prodajnih interakcij' so bile potrditve naročil ali statusne posodobitve. Niti ena od njih ni zahtevala prodajalca."

Težava se stopnjuje, ker se to breme ne povečuje linearno. Ko teritorij raste, z njim raste število naročil - kar pomeni več prepisovanja, več statusnih klicev, več časa, porabljenega za stvari, ki niso prodaja. Zastopnik, ki upravlja 80 strank, ne pade pri rasti na 120. Deluje na najvišji zmogljivosti iz napačnih razlogov.

Statusni klici: nevidni davek

"Kje je moje naročilo?" je daleč najpogostejši dohodni klic v vsakem distribucijskem podjetju. Za odgovor ni potrebno nobeno strokovno znanje. Ne ustvarja nobenih prihodkov. Traja povprečno 4-8 minut na primer - zastopnik, ki pokriva teritorij 80 strank, pa jih na natrpan dan lahko sprejme 6-12.

Razlog, zakaj se to nenehno dogaja, je preprost: kupci nimajo vpogleda v lastni status dostave, zato pokličejo edino osebo, za katero vedo, da lahko izve. Zastopnik nato pokliče dispečerja, dobi posodobitev in pokliče kupca nazaj. Dva klica, nič ustvarjene vrednosti.

Poročanje, ki se dogaja po delovnem času

Vprašajte terenskega zastopnika, kdaj piše svoja poročila o obiskih. Iskren odgovor je običajno "v avtu" ali "v nedeljo zvečer". Ker bi to pravilno opraviti med delovnim časom pomenilo čas stran od strank - časa pa itak ni dovolj.

Rezultat so poročila, napisana po spominu, ki jim manjkajo podrobnosti in so pogosto dokončana v svežnjih ob koncu tedna. Podatki so zastareli, še preden so oddani. Vodja, ki jih pregleduje, ne more ukrepati dovolj hitro, da bi bilo pomembno.

Kaj dejansko pomenijo 3,5 dodatne ure na dan

Ko odpravite administrativno breme, ne prihranite le časa. Spremenite to, kar postane mogoče.

• Več proaktivnega obveščanja: zastopnik s 3 dodatnimi urami lahko naredi 6-8 dodatnih smiselnih stikov na dan - ne reaktivnih klicev, ampak stike, vodene po teritoriju in na podlagi vpogleda v to, kdo potrebuje pozornost
• Več strank na teritorij: isti zastopnik lahko realno pokrije 40-60% več strank brez žrtvovanja kakovosti odnosa, ker je vsaka interakcija s stranko krajša (administracija je že opravljena) in bolje pripravljena (sistem je izpostavil kontekst)
• Zgodnejše zaznavanje odhoda strank: zastopniki, ki niso zakopani v vnos naročil, imajo čas opaziti tihe signale - stranka, ki je prej klicala vsak teden in se dva tedna ni oglasila, košarica, ki se je zmanjšala brez pojasnila
• Višja povprečna vrednost naročila: ko zastopnikom ni treba hiteti s klica, da bi naročilo prepisali v ERP, imajo čas za pogovor, ki vodi do dodatne prodaje

Izračun za ekipo 20 zastopnikov je pomemben: 60 sproščenih ur na dan, v celoti preusmerjenih v komercialno dejavnost. To je enakovredno dodatku 7-8 prodajalcev s polnim delovnim časom - brez stroškov zaposlovanja, časa uvajanja ali 12-mesečnega razvoja do produktivnosti.

Ne gre za to, da bi delali več

Vodja prodaje, ki to bere, bi lahko skušal misliti: če zastopniki 44% svojega časa preživijo s prodajo, je odgovor, da jih prisilimo k večji učinkovitosti. Naj vstanejo prej. Naj se premikajo hitreje. Naj skrajšajo klic.

To je napačen okvir. Vaši zastopniki ne delajo premalo. Delajo natanko to, kar sistem zahteva od njih - sistem pa od njih zahteva, da so 4 ure vsak dan uslužbenci za vnos podatkov.

Vprašanje ni, kako iz istih 8 ur iztržiti več. Vprašanje je, kako teh 8 ur vrniti dejavnosti, za katero so bili zaposleni.