Il problema del 44%: perché i tuoi venditori migliori sono ridotti a dattilografi

Immagina il tuo miglior venditore. Quello che conosce ogni buyer per nome, che ha sempre la cosa giusta da dire, che non ha mai perso un cliente contro un concorrente senza lottare. Ora chiediti: quante ore della sua giornata sta effettivamente facendo quel lavoro?

Quando facciamo questo esercizio con i responsabili vendite della distribuzione, la risposta è quasi sempre da qualche parte tra le tre e le cinque ore su otto. Il resto è inserimento dati, rincorsa degli stati e reportistica - attività che richiedono una tastiera, non un istinto di vendita.

La ripartizione della giornata di un tipico venditore sul campo

I numeri variano a seconda dell'azienda e del settore, ma lo schema è coerente. Le attività in cima a quel grafico - inserimento ordini, chiamate di stato, reportistica manuale - non sono attività di vendita. Sono un onere operativo finito in grembo al venditore perché non c'era un sistema a occuparsene al suo posto.

Perché l'inserimento ordini è il ladro più grande

Nella maggior parte delle aziende di distribuzione, il canale d'ordine dominante è ancora il telefono. Un buyer chiama. Il venditore risponde, prende nota dell'ordine, poi lo trascrive nell'ERP - a volte sul momento, a volte a fine giornata. In ogni caso, il processo coinvolge un essere umano che fa da tramite tra un sistema (la parola parlata del buyer) e un altro (il software di gestione ordini).

Non c'è alcun giudizio in gioco. Nessuna relazione che si costruisce. Solo trascrizione. E in media richiede dai 45 minuti alle 2 ore per venditore al giorno.

"Abbiamo esaminato sei mesi di registri delle chiamate per un distributore con un team di 18 venditori. Più della metà di tutte le 'interazioni di vendita' registrate erano conferme d'ordine o aggiornamenti di stato. Nemmeno una richiedeva un venditore."

Il problema si aggrava perché questo onere non scala in modo lineare. Man mano che un territorio cresce, cresce con esso il numero di ordini - il che significa più trascrizione, più chiamate di stato, più tempo speso in cose che non sono vendita. Il venditore che gestisce 80 clienti non sta fallendo nel crescere a 120. Sta lavorando alla massima capacità per i motivi sbagliati.

Le chiamate di stato: la tassa invisibile

"Dov'è il mio ordine?" è di gran lunga la chiamata in entrata più comune in qualsiasi azienda di distribuzione. Non richiede alcuna competenza per rispondere. Non genera alcun fatturato. Richiede in media 4-8 minuti per volta - e un venditore che gestisce un territorio di 80 clienti potrebbe riceverne 6-12 in una giornata intensa.

Il motivo per cui continua a succedere è semplice: i buyer non hanno visibilità sul proprio stato di consegna, quindi chiamano l'unica persona che sanno poterlo scoprire. Il venditore chiama poi la logistica, ottiene un aggiornamento e richiama il buyer. Due chiamate, zero valore creato.

La reportistica che avviene fuori orario

Chiedi a un venditore sul campo quando scrive i suoi report di visita. La risposta sincera è di solito "in macchina" o "la domenica sera". Perché farlo come si deve durante l'orario di lavoro significherebbe tempo lontano dai clienti - e il tempo già non basta.

Il risultato sono report scritti a memoria, privi di dettagli e spesso completati in blocco a fine settimana. I dati sono vecchi prima ancora di essere consegnati. Il responsabile che li rivede non può agire abbastanza in fretta perché conti qualcosa.

Cosa significano davvero 3,5 ore in più al giorno

Quando elimini l'onere amministrativo, non risparmi solo tempo. Cambi ciò che diventa possibile.

• Più contatti proattivi: un venditore con 3 ore aggiuntive può fare 6-8 contatti significativi in più al giorno - non chiamate reattive, ma contatti guidati dal territorio e da informazioni su chi ha bisogno di attenzione
• Più clienti per territorio: lo stesso venditore può realisticamente coprire il 40-60% di clienti in più senza sacrificare la qualità della relazione, perché ogni interazione con il cliente è più breve (l'amministrazione è già fatta) e meglio preparata (il sistema ha fatto emergere il contesto)
• Rilevamento più precoce dell'abbandono: i venditori che non sono sepolti nell'inserimento ordini hanno il tempo di notare i segnali silenziosi - il cliente che prima chiamava ogni settimana e non si fa sentire da due settimane, il carrello che si è ridotto senza spiegazione
• Valore medio dell'ordine più alto: quando i venditori non scappano da una chiamata per trascrivere l'ordine nell'ERP, hanno il tempo per la conversazione che porta a un upsell

Il conto su un team di 20 venditori è significativo: 60 ore liberate al giorno reindirizzate interamente all'attività commerciale. È l'equivalente di aggiungere 7-8 venditori a tempo pieno - senza il costo di reclutamento, il tempo di inserimento o i 12 mesi di rodaggio fino alla produttività.

Non si tratta di lavorare di più

Il responsabile vendite che legge questo potrebbe essere tentato di pensare: se i venditori passano il 44% del loro tempo a vendere, la risposta è spingerli a essere più efficienti. Alzarsi prima. Muoversi più in fretta. Accorciare la chiamata.

È l'inquadratura sbagliata. I tuoi venditori non stanno rendendo poco. Stanno facendo esattamente ciò che il sistema chiede loro - e il sistema chiede loro di fare gli impiegati all'inserimento dati per 4 ore ogni giorno.

La domanda non è come ottenere di più dalle stesse 8 ore. È come restituire quelle 8 ore all'attività per cui sono stati assunti.